Propuestas, contratos y aprobaciones de clientes sin cadenas de correos

Lo que firma una agencia

• Contrato con el cliente: servicios, fee mensual o por proyecto, entregables, rondas de cambios y propiedad de los trabajos. Parte de la plantilla de prestación de servicios.
• Acuerdo de confidencialidad antes de recibir el briefing de un lanzamiento. Tienes la plantilla de NDA mutuo.
• Contratos con freelancers: diseñadores, programadores y redactores que trabajan para tus clientes, con su contrato freelance.
• Acuerdos con creadores: publicaciones, fechas, exclusividad, derechos de uso y pago.
• Autorizaciones de imagen para modelos y figurantes de un rodaje o una sesión.
• Aprobaciones: la conformidad del cliente con una campaña, una nota de prensa o una pieza antes de publicarla.

De la propuesta a la firma

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   Une propuesta y contrato

   Un envío puede llevar varios documentos: tu propuesta en PDF y el contrato. El cliente los lee y firma de una vez, sin perder el hilo.

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   Define quién firma y en qué orden

   La directora de marketing aprueba primero y el área financiera firma después, por ejemplo. Cada persona recibe el documento cuando le toca.

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   Sigue el envío

   La actividad del envío te dice cuándo se abrió y quién falta. Con una fecha límite, los recordatorios automáticos hacen el seguimiento por ti.

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   Arranca el proyecto

   Cuando firma la última persona, todos reciben el PDF sellado con su certificado de finalización. Ya puedes facturar el primer mes.

Aprobaciones con fecha y hora

Una pieza «aprobada» en un hilo de correo es difícil de demostrar cuando el cliente cambia de opinión tras la publicación. Con un campo de aprobar o rechazar, el cliente da su conformidad sobre el documento mismo, o la rechaza indicando el motivo. Queda registrado quién lo hizo, cuándo y desde qué dirección IP. Más detalles en aprobar en vez de firmar (en inglés).

Campañas con muchos creadores

Una campaña con treinta creadores son treinta acuerdos casi iguales, con distinto número de publicaciones, fechas y honorarios. Con el envío masivo, tu hoja de seguimiento se convierte en un acuerdo por fila, con los datos de cada creador impresos en el texto. Cada uno firma desde el teléfono y la pestaña Responses de la plantilla reúne los datos fiscales y de contacto que dejaron, listos para exportar en CSV y pasar a administración.

En Crew y Company, los webhooks avisan a tu CRM cada vez que un cliente firma; con Zapier, mediante Webhooks by Zapier y Catch Hook, llegan por ejemplo a HubSpot o a una hoja de cálculo. Y si trabajas con Claude o ChatGPT, Connect an AI te deja preguntar qué falta por firmar o preparar un borrador desde una plantilla sin salir del chat; cualquier envío espera a que lo apruebes en SignMaster.

Una sola versión de cada contrato

Cuando varias personas llevan cuentas distintas, las plantillas compartidas evitan que cada una tenga su propia versión del contrato. Los roles deciden quién puede crear o editar una plantilla y quién solo puede usarla, así la versión que revisó tu asesor es la única que sale. Y cada envío queda en el espacio de trabajo de la agencia, no en el buzón de quien lo mandó.

Lo que conviene saber

• SignMaster no es una herramienta de propuestas con precios interactivos ni cobra al cliente: firma tus PDF y guarda la prueba.
• Las integraciones con CRM funcionan a través de webhooks, no con conectores directos.
• Tu parte de la aplicación y el certificado están en inglés; tus clientes firman en español o en el idioma que elijan.