¿Es legal la firma electrónica en México?

Qué dice el Código de Comercio

El Título Segundo del Código de Comercio, a partir del artículo 89, regula los mensajes de datos y las firmas electrónicas. Sus piezas principales:

• Artículo 89 bis: no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a una información “por la sola razón de que esté contenida en un Mensaje de Datos”.
• Artículo 93: cuando la ley exige la forma escrita, un mensaje de datos la cumple si su información se mantiene íntegra y accesible para consultarla después. Si además exige la firma de las partes, se cumple si el mensaje es atribuible a ellas.
• Artículo 97: cuando la ley o las partes piden una firma, basta una firma electrónica “que resulte apropiada para los fines para los cuales se generó o comunicó ese Mensaje de Datos”.
• Artículo 1298-A: los mensajes de datos se reconocen como prueba, y para valorarlos se atiende primero a la fiabilidad del método con que se generaron, archivaron, comunicaron o conservaron.

Firma electrónica y firma electrónica avanzada

El Código de Comercio maneja dos niveles. La firma electrónica es la definición amplia de arriba. La firma electrónica avanzada o fiable es la que cumple los cuatro requisitos del artículo 97:

1. los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante;
2. esos datos estaban bajo su control exclusivo al momento de firmar;
3. es posible detectar cualquier alteración de la firma hecha después;
4. y es posible detectar cualquier alteración del mensaje de datos hecha después.

El mismo artículo permite demostrar la fiabilidad de una firma, o su falta de fiabilidad, “de cualquier otra manera”. En la práctica, una firma electrónica simple vale, pero si la otra parte la niega, pesarán las pruebas que la acompañen: cómo se identificó al firmante, el registro de cada paso y la integridad del documento.

El Código Civil Federal

Para los contratos civiles, el Código Civil Federal dice en su artículo 1803 que el consentimiento es expreso cuando la voluntad se manifiesta “por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología”. El artículo 1834 bis añade que la forma escrita y la firma se cumplen con medios electrónicos cuando la información se conserva íntegra, es atribuible a las personas obligadas y se puede consultar después. Cada estado tiene su propio código civil; si el contrato es civil y local, revisa también el de tu estado.

La NOM-151 y la conservación

El artículo 49 del Código de Comercio obliga a los comerciantes a conservar los originales de sus contratos, incluidos los mensajes de datos, durante al menos diez años, íntegros e inalterados. Para eso existe la NOM-151-SCFI-2016, publicada en el Diario Oficial el 30 de marzo de 2017.

La norma establece la constancia de conservación: un sello de tiempo emitido por un prestador de servicios de certificación acreditado, que demuestra que un documento existía en cierta fecha y no ha cambiado desde entonces. La constancia debe ser válida al menos diez años. No es obligatoria para que un contrato firmado electrónicamente sea válido, pero refuerza mucho la prueba de su integridad y su fecha.

Firma con el gobierno: la e.firma

La Ley de Firma Electrónica Avanzada de 2012 regula la firma avanzada en trámites con la Administración Pública Federal, donde tiene los mismos efectos que la firma autógrafa. Excluye las materias fiscal, aduanera y financiera, que siguen sus propias leyes, y remite los actos de comercio al Código de Comercio. El SAT es una de las autoridades certificadoras que emiten estos certificados. Para firmar un contrato con un cliente o un proveedor, no necesitas la e.firma.

Cuándo no basta

• Actos ante notario. Si la ley exige que un acto se otorgue ante fedatario público, como suele pasar con la compraventa de inmuebles, la firma electrónica no sustituye al notario. El artículo 93 permite que las partes expresen los términos por mensajes de datos, pero el instrumento lo sigue otorgando el fedatario.
• Testamentos y actos de familia. Se rigen por el código civil de cada estado y sus formas solemnes; un PDF firmado no los sustituye.
• Trámites con requisitos propios. Algunas autoridades piden la e.firma o un formato específico. Revisa los requisitos del trámite antes de firmar.

Qué hace SignMaster y qué no

SignMaster ofrece firma electrónica simple con registro de auditoría: la firma del artículo 89, acompañada de las pruebas que el artículo 1298-A pide valorar. No es una firma electrónica avanzada con certificado, no es prestador de servicios de certificación y no emite constancias NOM-151.

• Cada firmante acepta el uso de registros y firmas electrónicas antes de firmar, en español si lo eliges.
• El enlace llega a su correo, y puedes pedir un código de acceso antes de que abra el documento.
• El certificado de finalización, en inglés, registra correo, IP, dispositivo y la hora de cada paso.
• El PDF firmado lleva una huella SHA-256 que permite detectar cualquier cambio posterior.

Si tu empresa necesita la constancia NOM-151 para su archivo, descarga el PDF firmado con su certificado y solicítala a un prestador acreditado. Para cotizaciones, órdenes de trabajo, contratos de servicios y acuerdos de confidencialidad, una firma simple con buen registro suele bastar.