Cómo firmar un documento de Word
Word no tiene un botón de “firmar” como un lector de PDF, pero hay tres caminos: insertar una imagen de tu firma, dibujarla con la pestaña Dibujar o agregar una línea de firma. Si el documento lo firma otra persona, lo más limpio es guardarlo como PDF y mandarlo a firmar. Aquí van los cuatro, con los nombres que usa Microsoft en español.
Actualizado 5 de noviembre de 2026 · 3 min de lectura
En esta página
Inserta una imagen de tu firma
Es el método que Microsoft describe para una firma a mano en Word, y funciona en Windows, en Mac y en Word para la web.
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Consigue la imagen
Firma en una hoja blanca y escanéala o tómale una foto. También puedes crearla en nuestro creador de firmas, que descarga un PNG con fondo transparente.
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Insértala
En Word, ve a Insertar > Imágenes (en Mac, Imágenes > Imagen desde archivo) y elige el archivo. En Word para la web, Insertar > Imagen.
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Recórtala y acomódala
Con la imagen seleccionada, usa Formato de imagen > Recortar para quitar el papel sobrante, y luego arrástrala sobre la línea de firma.
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Guárdala para reusarla
Selecciona la firma junto con tu nombre y cargo escritos debajo, y guárdalos como Autotexto desde Elementos rápidos. La próxima vez los insertas con un clic.
Dibújala con la pestaña Dibujar
Si tu equipo tiene pantalla táctil o lápiz, la pestaña Dibujar te deja firmar directo sobre la página con las Herramientas de dibujo, y el borrador quita un trazo. Si no ves la pestaña, actívala en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y marca Dibujar. La tinta se ve mejor en la vista Diseño de impresión, en la pestaña Ver.
Agrega una línea de firma
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Inserta la línea
Pon el cursor donde va la firma y elige Insertar > Línea de firma > Línea de firma de Microsoft Office.
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Completa la configuración
En el cuadro Configuración de firma, escribe el Firmante sugerido, su Título del firmante sugerido, su correo y, si quieres, Instrucciones para el firmante. Haz clic en Aceptar.
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Firma la línea
Haz clic derecho en la línea y elige Firmar. Puedes escribir tu nombre o usar Seleccionar imagen para poner tu firma escaneada.
Ojo: la línea de firma es una firma digital
Firmar esa línea dentro de Word crea una firma digital de Office, que necesita un certificado digital en tu equipo. Es útil dentro de una empresa que ya usa certificados, y poco práctico para mandarle algo a un cliente.
Cuando firma otra persona: pásalo a PDF
Un archivo de Word se puede editar después de firmado, se ve distinto en cada computadora y no dice quién firmó. Por eso los contratos se firman en PDF. Para convertirlo, ve a Archivo > Guardar una copia (o Guardar como), elige PDF en la lista de formatos y haz clic en Guardar. En Word para la web, usa Archivo > Imprimir con la impresora Guardar como PDF.
Con el PDF listo, súbelo a SignMaster. La app para quien envía está en inglés, y cada documento que mandas a firmar es un envío (“envelope”):
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Sube el PDF
Empieza un envío y arrastra el PDF que guardaste desde Word.
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Agrega firmantes y campos
Escribe el nombre y correo de cada persona y coloca sus campos: firma, iniciales, fecha de firma, y texto para los datos que el cliente debe llenar.
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Guárdalo como plantilla si se repite
¿Es tu contrato de siempre? Guárdalo como plantilla, con los campos ya puestos, y la próxima vez solo cambias el nombre del cliente.
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Envía
Cada firmante recibe un enlace, firma en su teléfono o computadora sin cuenta, y al final todos reciben el PDF firmado con su certificado de finalización.
El PDF final queda sellado con una huella SHA-256, así que un cambio hecho después de firmar se puede detectar. Un .docx firmado con una imagen no ofrece nada parecido.
Preguntas frecuentes
¿Cómo pongo mi firma en Word desde el celular?
En la app de Word para teléfono, inserta una imagen de tu firma como en la computadora. Si alguien más tiene que firmar, guarda el documento como PDF y mándalo a firmar con un enlace.
¿Word para la web tiene línea de firma?
No. Microsoft indica que Word para la web no tiene un comando de firma; ahí se inserta la firma como imagen con Insertar > Imagen.
¿Una imagen de mi firma en Word tiene validez?
Puede tenerla como firma electrónica simple, pero es fácil de copiar y no deja registro de quién la puso. Para un contrato con un cliente, una firma con registro de auditoría es mucho más defendible.
¿SignMaster acepta archivos de Word?
Lo seguro es subir un PDF: guarda el documento como PDF desde Word y súbelo. Así controlas exactamente cómo se ve antes de que nadie lo firme.
Fuentes
- Microsoft Support, Insertar una firma en un documento de Word · support.microsoft.com
- Microsoft Support, Agregar o quitar una firma digital en archivos de Office · support.microsoft.com
- Microsoft Support, ¿Puedo agregar una firma en Word para la web? · support.microsoft.com
- Microsoft Support, Dibujar y escribir con entrada de lápiz en Office · support.microsoft.com
- Microsoft Support, Guardar o convertir a PDF · support.microsoft.com