Cómo crear una plantilla de contrato para mandarla una y otra vez

Empieza con un documento limpio

Una plantilla vale lo que vale el contrato que lleva adentro, así que primero que un abogado revise la redacción. Luego quita todo lo que es de un solo cliente: nombres, direcciones, precios, fechas. Eso se vuelve campos. ¿Todavía no tienes contrato? Las plantillas en español tienen un botón Usar esta plantilla que la agrega a SignMaster ya con sus espacios convertidos en campos.

Si tienes clientes que leen inglés y otros que leen español, haz una plantilla por idioma con el mismo nombre más “ES” o “EN”. Es más fácil de mantener que un solo documento bilingüe a dos columnas, y cada cliente firma un texto que entiende de principio a fin.

Arma la plantilla

La app de quien envía está en inglés, así que los botones aparecen en inglés.

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   Súbela

   En la página Templates, haz clic en New template. Sube el PDF, o usa Scan with your phone si el contrato está en papel. Ponle un Template name que tu equipo reconozca, como “Contrato de remodelación ES”, y haz clic en Create template.

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   Nombra los roles en orden de firma

   En el panel Recipients, cambia Signer 1 por quien firma primero, por ejemplo Cliente, y usa Add recipient para cada rol más, como Contratista. Los roles firman en el orden en que los agregas. Al que solo recibe la copia final márcalo como Receives a copy.

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   Coloca los campos de cada rol

   Elige un rol y arrastra campos a la página: Signature, Initials y Date signed, más Name, Phone o Text para lo que el firmante debe llenar. En los ajustes de cada campo ves a quién está asignado (Assigned to) y si es obligatorio (Required).

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   Deja cuadros para tus datos

   Lo que tú escribes antes de cada envío, como el precio o la fecha de inicio, va en un cuadro de la herramienta Text de Markup, con su Label. Se imprime en el contrato sin que el cliente lo pueda cambiar, y el envío masivo lo llena desde una columna con el mismo nombre.

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   Revisa y guarda

   Usa Preview para ver el contrato como lo verá cada firmante, y luego Save.

Que el cliente la vea en español

Abre Sending defaults en la página de la plantilla. En Language per role, elige español para el rol Cliente: sus correos, sus recordatorios y su página de firma salen en español, y puede cambiar de idioma al firmar. Ahí mismo pones una fecha límite en días después del envío, si se permite firmar en papel y un código de acceso por rol. Cada envío hecho con la plantilla arranca con esos ajustes, y puedes cambiarlos antes de mandar.

Hazla más inteligente

• Formula: un campo calculado multiplica cantidad por precio o suma las opciones mientras el cliente llena.
• Show When: un campo se queda escondido hasta que el cliente marca la casilla o elige la opción que lo necesita.
• Same Answer As: el cliente escribe su nombre una vez y se llena en todas las copias enlazadas de cada página.
• Rules: revisan que un teléfono, un correo o un código postal tengan buena forma, con el mensaje que verá el cliente si no.

Cómo usarla después

• A una persona: haz clic en Use en la tarjeta de la plantilla, di quién es quién y manda.
• Varias plantillas juntas: elige más de una al empezar un envío. Los roles con el mismo nombre se juntan, así que el cliente firma todo de una vez.
• A una lista: Bulk send, en la página de la plantilla, crea un envío por cada renglón de una hoja de cálculo, en los planes de pago. Aquí está cómo hacerlo desde Excel.
• Como enlace público: Public link la convierte en un formulario que cualquiera llena y firma, con su código QR para imprimir.

Las plantillas se comparten en todo tu espacio de trabajo, y los roles del equipo deciden quién puede usarlas y quién editarlas. Free incluye 3 plantillas; Solo, Crew y Company no tienen límite.