Cómo mandar una orden de cambio y tenerla firmada antes del trabajo extra

Qué debe decir una orden de cambio

• A qué contrato pertenece: la fecha o el número del contrato original y la dirección de la obra.
• Qué cambia: una descripción concreta del trabajo que se agrega o se quita, con medidas si las hay.
• Cuánto cuesta: lo que suma o resta, y el nuevo total del contrato.
• Cómo mueve el calendario: los días que se agregan y, si cambia, el calendario de pagos.
• Las firmas: la del cliente y la tuya, con fecha.

Si no tienes un formato, empieza con la plantilla de orden de cambio en español, que tiene un botón para usarla directo en SignMaster.

Prepárala una sola vez

La app de quien envía está en inglés, así que los botones van en inglés. En SignMaster, cada documento que mandas a firmar es un envío (en la app, “envelope”).

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   Crea la plantilla

   En la página Templates, toca New template y sube tu formato de orden de cambio. Agrega dos roles, Cliente y Contratista, en ese orden: el cliente firma primero y tú firmas después.

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   Ponla en español para el cliente

   En Sending defaults de la plantilla, en Language per role, elige español para el rol Cliente. Sus correos y su página de firma salen en español en cada envío.

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   Protege tus números

   Dibuja cuadros con la herramienta Text de Markup para la descripción, el monto, el nuevo total y los días. Lo que escribes ahí se imprime en la página y el cliente no lo puede editar: firma tus números, no los suyos.

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   Dale al cliente dos botones

   Coloca un campo Approve y uno Decline junto a la línea de firma. Al aprobar, la página le pregunta “¿Aprobar este documento?” y queda registrado igual que una firma; al rechazar, puede dejarte el motivo.

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   Guarda tu firma

   Guárdala en Settings › Profile › Your signature y, al revisar el envío, activa Sign my part right after sending para firmar tu parte en cuanto te toque.

En la obra, desde el celular

• Empieza un envío desde la plantilla y ponle un título con la obra y un número, como “Calle Olmo 14 – OC 3”. La búsqueda de envíos encuentra los títulos, así que con números ves todas las órdenes de esa obra juntas.
• Agrega una foto del problema. En el menú de la página, Insert pages after mete una foto de tu galería como página de la orden. El cliente ve exactamente lo que encontraste.
• Escribe la descripción, el monto y el nuevo total en los cuadros que preparaste. Haz la suma con calma una vez: es el número que el cliente acepta.
• Si el cliente está ahí, manda el envío y toca Sign in person junto a su nombre para que firme en tu celular. Si está en su trabajo, le llega el correo, y con Copy link puedes mandarle el mismo enlace por WhatsApp.

¿Hay dos dueños en las escrituras? Agrega a los dos como firmantes y elige que firmen a la vez, para que el que lo vea primero no tenga que esperar al otro.

Cuando el cliente dice que no

Si el cliente toca Rechazar, el envío te lo muestra al momento con su motivo, y puedes llamarle antes de que la cuadrilla siga. Si quiere otro número, en el menú de la página de firma tiene Solicitar cambios para decirte qué cambiar. En los dos casos manda una orden nueva en lugar de editar la vieja, porque los archivos de un envío no cambian después de mandarlo. Duplicate as draft te da una copia del envío rechazado para empezar.