¿Es legal la firma electrónica en Estados Unidos?

Las dos leyes detrás de la firma electrónica

La ley ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) es federal y se firmó en 2000. Cubre cualquier transacción del comercio entre estados o con otros países, o que lo afecte, y eso abarca la mayor parte de lo que hace un negocio. La UETA (Uniform Electronic Transactions Act) es una ley estatal modelo: la aprobó la Uniform Law Commission en 1999 y la adoptaron todos los estados menos Nueva York. Nueva York tiene su propia ley, la Electronic Signatures and Records Act, que le da a la firma electrónica la misma validez que a una firma a mano.

La definición es amplia a propósito. Un nombre escrito con el teclado, una firma dibujada o un clic en un botón de firmar pueden contar. Lo que la convierte en firma es la intención de firmar, no el método. La guía sobre firma electrónica y firma digital (en inglés) explica en qué se diferencia de la firma con certificado.

Qué respalda una firma electrónica

Las leyes dejan claro que el medio no importa. Lo que no resuelven es si una persona en particular firmó un documento en particular. Eso sigue dependiendo de las pruebas, y cuatro cosas pesan más:

• Intención de firmar. El firmante hizo algo deliberado, como adoptar una firma y presionar un botón que dice que está firmando.
• Acuerdo para hacer negocios por medios electrónicos. La UETA solo aplica entre partes que lo aceptaron, y quien aceptó una vez puede negarse la siguiente (UETA, sección 5).
• Atribución. Una firma es de una persona si fue un acto suyo, algo que “puede demostrarse de cualquier manera”, incluido el procedimiento de seguridad que se usó (UETA, sección 9). Los códigos de acceso, los enlaces enviados por correo y un registro de cada paso ayudan aquí.
• Un registro que se conserva. Cuando una ley exige guardar un registro, una copia electrónica sirve si refleja la información con exactitud y se puede consultar más adelante (UETA, sección 12).

El consentimiento del consumidor según la ley ESIGN

Cuando una ley te obliga a darle información por escrito a un consumidor, la ley ESIGN agrega un paso antes de que una copia electrónica cuente. El consumidor tiene que dar su consentimiento de forma expresa, después de recibir un aviso claro que explique:

• su derecho a recibir el registro en papel, cómo pedir una copia impresa y si tiene algún costo;
• su derecho a retirar el consentimiento y qué pasa si lo hace;
• si el consentimiento cubre una sola transacción o una categoría más amplia de registros;
• cómo retirar el consentimiento y actualizar sus datos de contacto;
• el hardware y el software que necesita para abrir y guardar los registros.

Además, tiene que dar ese consentimiento por medios electrónicos, de una forma que demuestre que de verdad puede abrir los registros. Hay más detalles en consentimiento para registros electrónicos (en inglés).

Lo que no puedes firmar electrónicamente

La ley ESIGN no se aplica a estos documentos, y la mayoría de los estados excluyen documentos parecidos en su versión de la UETA:

• Testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios.
• Adopciones, divorcios y otros asuntos de derecho de familia.
• La mayor parte del UCC (Uniform Commercial Code, el código comercial uniforme). Las ventas y los arrendamientos de bienes, de los artículos 2 y 2A, siguen cubiertos.
• Órdenes, avisos y documentos oficiales de los tribunales.
• Avisos de corte de servicios públicos; de incumplimiento, reposesión, ejecución hipotecaria o desalojo de una vivienda principal; de cancelación de un seguro de salud o de vida; y de retiro de productos que ponen en riesgo la salud o la seguridad.
• Documentos que deben acompañar el transporte de materiales peligrosos.

Los estados agregan sus propias exclusiones, y algunos documentos necesitan notario sin importar cómo se firmen. Consulta las leyes de firma electrónica por estado (en inglés) y, si tu documento necesita notario, lee sobre la notarización remota en línea (en inglés).

Fuera de Estados Unidos

En la Unión Europea, el Reglamento eIDAS fija tres niveles: firma electrónica simple, avanzada y cualificada. Solo la firma electrónica cualificada, hecha con un certificado y un dispositivo cualificados, tiene automáticamente el mismo efecto legal que una firma manuscrita. Otros países tienen sus propias reglas, así que verifica antes de firmar con alguien de otro país.

Cómo guarda SignMaster las pruebas

Ninguna herramienta puede prometer que una firma se va a sostener en una disputa. Lo que sí puede hacer es reunir las pruebas que le importan a la ley. Cada vez que mandas documentos a firmar con SignMaster haces un envío (en la app, que está en inglés, se llama “envelope”): uno o más documentos para una o más personas.

• Primero, el consentimiento. Antes de firmar, cada firmante marca una casilla para aceptar el uso de registros y firmas electrónicas, con un enlace al aviso de firma electrónica completo. Si no está de acuerdo, puede rechazar el documento.
• Un acto claro de firmar. El firmante dibuja, escribe o sube su firma y luego elige Aceptar y firmar, que deja claro que esa es su firma electrónica.
• Códigos de acceso opcionales. Puedes exigir un código que tú compartes, o un código de un solo uso que llega al correo del firmante, antes de que pueda abrir el documento.
• Un certificado de finalización. Registra el nombre, el correo, la dirección IP y el dispositivo de cada firmante, y cuándo vio el documento, dio su consentimiento y firmó, además de una huella SHA-256 de cada archivo original. El certificado está en inglés.
• Una copia para todos. Cada firmante recibe el PDF firmado por correo cuando firma la última persona.