¿Es legal la firma electrónica en Puerto Rico?

La Ley de Transacciones Electrónicas

La Ley Núm. 148 de 8 de agosto de 2006, según enmendada por la Ley 155 de 2010 y la Ley 75 de 2019, está codificada en 10 L.P.R.A. § 4081 y siguientes. Su exposición de motivos explica que adopta el modelo de la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas de 1999, y su artículo 22 dice que se promulga al amparo de la ley federal ESIGN y conforme a ella.

• Contratos (artículo 7): un contrato no pierde validez porque se usó un documento electrónico para formarlo; un documento electrónico cumple con la exigencia de un escrito, y una firma electrónica, con la de una firma.
• Prueba (artículo 12): un documento o una firma no puede excluirse de un proceso judicial o administrativo solo porque es electrónico.
• Acuerdo de las partes (artículo 5): la ley aplica solamente a transacciones entre partes que acordaron realizarlas por medios electrónicos. Conviene dejar ese acuerdo por escrito.

La ley de 2006 tiene historia: sustituyó a la Ley 359 de 2004, Ley de Firmas Electrónicas de Puerto Rico, que a su vez había derogado la Ley 188 de 1998, Ley de Firmas Digitales. Si un contrato viejo cita esas leyes, la referencia está desactualizada.

La ley federal ESIGN también aplica

La ley ESIGN define “estado” de forma que incluye a los territorios y posesiones de Estados Unidos, así que alcanza a Puerto Rico. Su regla general es que una firma, un contrato o un registro no puede perder efecto legal, validez o exigibilidad solo por estar en formato electrónico. La propia ESIGN permite que un estado que adoptó la UETA modifique o sustituya parte de sus reglas, siempre dentro de los límites que fija.

Cuando una ley obliga a darle información por escrito a un consumidor, la ESIGN exige además su consentimiento previo para recibirla en formato electrónico, después de un aviso claro sobre su derecho a pedirla en papel. La guía sobre Estados Unidos explica ese paso en detalle.

Lo que no se firma electrónicamente

El artículo 3(b) de la Ley 148 excluye, salvo que una ley especial disponga otra cosa:

• Transacciones de derecho de sucesiones: testamentos, inventarios del caudal hereditario y las funciones del contador-partidor y del albacea.
• Derecho de familia: adopción, alimentos, custodia, matrimonio, capitulaciones matrimoniales y divorcio.
• Procesos judiciales.
• Avisos de terminación de servicios básicos; de incumplimiento, ejecución o desahucio sobre una residencia principal; de cancelación de seguros de salud o de vida; y de retiro de productos.
• Transacciones bajo el Código Uniforme de Comercio, salvo las que la propia ley exceptúa, entre ellas las del Artículo 2 y el Artículo 2(a).
• Transacciones regidas por la Ley Notarial, y cualquier otro acto que necesite un requisito de forma conforme al Código Civil para su validez.
• Los documentos que deben acompañar el transporte de materiales peligrosos.

Esto pesa en la práctica: los negocios que pasan por escritura pública ante notario, como suele pasar con la compraventa de un inmueble, quedan fuera. Para esos actos, firmar un PDF no sustituye la intervención del notario.

Buenas prácticas para tu negocio

1. Deja constancia del acuerdo. Como la Ley 148 solo aplica entre partes que aceptaron transaccionar por medios electrónicos, incluye una cláusula que lo diga y pide una aceptación expresa antes de firmar.
2. Si tu cliente es consumidor, ofrece papel. Cuando una ley te obliga a entregarle información por escrito, la ESIGN exige su consentimiento informado para recibirla en formato electrónico.
3. Identifica a cada firmante por su propio canal. Su correo, y un código de acceso para los documentos delicados.
4. Guarda el original firmado y su registro. Un documento electrónico solo sirve como prueba si puedes mostrarlo íntegro años después.

Cómo te ayuda SignMaster

SignMaster ofrece firma electrónica simple con registro de auditoría, la que reconocen la Ley 148 y la ESIGN. No ofrece notarización ni firmas con certificado. Para un negocio en Puerto Rico, que trabaja en español y en inglés, aporta esto:

• El acuerdo para firmar electrónicamente. Antes de firmar, cada persona marca una casilla para aceptar los registros y firmas electrónicas, con el aviso completo a un clic.
• Los dos idiomas. Eliges si cada firmante ve la página, los correos y el aviso en español o en inglés, y puede cambiar cuando quiera.
• La prueba. Un certificado de finalización con nombre, correo, IP, dispositivo y hora de cada paso, y una huella SHA-256 del PDF final.
• Una copia para todos. Cada firmante recibe el PDF firmado por correo cuando firma el último.