Estimados, conocimiento de embarque y recibos de entrega, firmados en la puerta

Los papeles de una mudanza

• EstimadoVinculante, no vinculante o con precio máximo, hecho después de ver la casa en persona o por videollamada. Mándalo por enlace con fecha de vencimiento.
• Orden de servicioFechas, direcciones de origen y destino, los servicios y el estimado en que se basa, firmada antes del día de la mudanza.
• Conocimiento de embarqueEl bill of lading: es el contrato y el recibo de las cosas que llevas. Se firma antes de cargar el camión, y ahí va la opción de protección que eligió el cliente.
• InventarioNúmeros de artículo, estado de cada uno y observaciones, firmado por el cliente y el chofer al cargar y revisado otra vez al entregar.
• Servicios extraEmpacar, embalar en caja de madera, un piano, un acarreo largo o un camión más chico para transbordo. El cargo extra se firma en el momento, no aparece de sorpresa en la factura.
• Recibo de entrega y reclamosLos daños anotados al entregar y, después, el formulario de reclamo. Un registro claro de los dos lados resuelve los reclamos más rápido.

Mudanzas entre estados: hay reglas federales

Si mudas artículos del hogar de un estado a otro, las reglas de la FMCSA en la parte 375 del título 49 del CFR dicen qué papeles necesitas. Con el estimado por escrito tienes que darle al cliente dos folletos de la FMCSA, “Ready to Move?” y “Your Rights and Responsibilities When You Move”. En un estimado no vinculante, al entregar el cliente puede pagar hasta el 110 % del estimado y tú tienes que entregarle sus cosas; el resto se cobra después.

La regla te deja entregar los folletos con un enlace a la página de la FMCSA en lugar del papel. Pero si el cliente elige verlos en línea, necesitas un recibo firmado y fechado de que los recibió y de que aceptó consultarlos así, y debes guardarlo un año. Ese recibo cabe en el mismo envío que el estimado: en SignMaster, un envío son uno o varios documentos para una o varias personas (en la app, que está en inglés, se llama “envelope”).

El día de la mudanza, firma por firma

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   En el origen

   Antes de cargar, el jefe de cuadrilla abre el envío del conocimiento de embarque en su celular, elige Sign in person (firmar en persona) y se lo pasa al cliente, que pone sus iniciales en la protección elegida y firma.

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   El inventario en papel

   Si tus choferes todavía usan hojas de inventario con copia, escanéalas con la app para iPhone y iPad. Encuentra los bordes, aplana las páginas y vuelve el texto buscable, así que en un reclamo encuentras el artículo 47 en segundos.

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   Las sorpresas

   El ropero no pasa por la escalera o el edificio exige acarreo largo. Manda un formulario de servicio extra desde tu plantilla, con un campo calculado para el cargo, y que lo firmen en el momento.

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   En el destino

   El cliente revisa los artículos, anota daños en el recibo de entrega y firma en el celular del jefe de cuadrilla. Cuando entra la última firma, todos reciben el PDF sellado por correo.

Estimados que se firman solos

Después de la inspección por video, manda el estimado por enlace con una fecha límite antes de la mudanza y deja que los recordatorios automáticos hagan el seguimiento. Pon el enlace a vencer cuando venza tu precio (a los 7, 30, 60 o 90 días), para que nadie firme el estimado de la temporada pasada. Los dos esposos pueden firmar cada uno desde su celular, sin cuenta. Si te falta un contrato base, empieza con el acuerdo de servicios de mudanza, que está en inglés.

En una reubicación pagada por la empresa del cliente, pon al empleado y a quien coordina la reubicación en el mismo envío, y agrega a Recursos Humanos como copia: recibe el estimado firmado sin tener que firmarlo. Si el cliente lee en español, la página de firma y los correos le salen en español; el texto del estimado es el que tú subes, así que ten tu versión en español.

Precios para mudanzas

Cada jefe de cuadrilla o estimador que manda documentos necesita su lugar. Crew cuesta $49 al mes para 5 personas, y Company $99 al mes para 15, para la empresa con varios camiones fuera un sábado. Cada persona extra cuesta $8 al mes. Una empresa de mudanzas local y pequeña puede empezar con Solo, a $15 al mes. Ver precios.

Lo que SignMaster no hace

• No cotiza mudanzas, no arma tarifas ni calcula pesos.
• No cobra anticipos ni el pago al entregar.
• No entrega los folletos de la FMCSA ni decide tu cumplimiento: trae los formularios que apruebe tu asesor.
• Manda los enlaces por correo; el jefe de cuadrilla puede copiar uno y mandarlo por mensaje.