El papeleo de una remodelación, al ritmo de la obra

Los papeles de una remodelación

1. Contrato de diseño o de preconstrucción. Qué cubre la fase de diseño y cuánto cuesta, antes de trazar una sola línea.
2. Contrato de obra. Alcance, montos asignados (allowances), calendario, pagos por etapas y cómo se cobran los cambios.
3. Acuse del folleto sobre plomo. En casas construidas antes de 1978, la confirmación por escrito del dueño de que recibió el folleto de la EPA. Más detalles abajo.
4. Selecciones. Azulejos, llaves y accesorios, colores de pintura y acabados de gabinetes, con iniciales junto a cada uno.
5. Órdenes de cambio. Madera podrida detrás de la ducha, un tomacorriente que cambia de lugar, una ventana de mejor calidad. Cada una con precio y firma antes del trabajo.
6. Contratos con subcontratistas y renuncias de gravamen (en inglés). Tus subcontratistas también firman los suyos, desde un enlace y sin cuenta.
7. Recorrido final. La lista de pendientes (punch list) y la firma del cliente que confirma que el trabajo terminó.

Órdenes de cambio desde la obra

La orden de cambio por la que terminas discutiendo es la que solo fue un “sí” de palabra. Arma una vez una plantilla (en inglés) de orden de cambio: descripción, costo adicional, efecto en el calendario y el nuevo total, calculado solo. Cuando tu equipo encuentre la sorpresa, llénala en tu teléfono y mándala.

Cada vez que mandas documentos a firmar haces un envío (en la app, que está en inglés, se llama “envelope”), con uno o más documentos para una o más personas. El cliente que está en su trabajo firma desde un enlace en cualquier teléfono o computadora; el que está en la cocina firma en tu teléfono con Sign in person (firmar en persona). De cualquier forma, el PDF firmado y su certificado llegan a los dos correos cuando firma la última persona. Los planes de pago no tienen límite de envíos, así que una obra con muchas órdenes de cambio cuesta lo mismo que una sin ninguna. Guía: cómo escribir una orden de cambio (en inglés).

Dos reglas federales para tus papeles

Trabajo seguro con plomo (EPA RRP)

Si te pagan por un trabajo que altera la pintura de una casa construida antes de 1978, por lo general aplica la Renovation, Repair and Painting Rule (RRP) de la EPA. No más de 60 días antes de empezar, tienes que darle al dueño el folleto Renovate Right de la EPA y conseguir su acuse de recibo por escrito, o un certificado de envío por correo al menos 7 días antes del trabajo. Guarda los registros, incluidos los acuses firmados, durante 3 años después de la obra. Los trabajos pequeños que alteran 6 pies cuadrados de pintura o menos por cuarto en el interior, o 20 pies cuadrados o menos en el exterior, pueden entrar en la excepción de reparaciones menores, pero el cambio de ventanas y la demolición no.

Pon el acuse en el mismo envío que el contrato y nunca se te olvidará; SignMaster guarda la copia firmada con su registro de auditoría. Los pintores lidian con esta regla a diario, y su página (en inglés) tiene más.

El derecho a cancelar en tres días

Cuando un contrato de $25 o más se firma en la casa del comprador, la Cooling-Off Rule de la FTC por lo general le permite cancelar hasta la medianoche del tercer día hábil, aunque el cliente te haya invitado a su casa para presentar. Le debes un aviso de ese derecho, dos copias de un formulario de cancelación y un contrato en el mismo idioma de tu presentación. Algunos estados agregan más: pídele a tu abogado que apruebe los avisos de tu plantilla. Más sobre el derecho a cancelar en tres días (en inglés).

Escanea, firma y envía

• EscaneaEn la app para iPhone y iPad, escanea la carta de aprobación de la asociación de propietarios (HOA), el plano viejo del terreno o la identificación del cliente. En la computadora, Scan with your phone pasa las páginas directo a un borrador.
• FirmaEn la reunión de diseño, entrega el iPad. SignMaster guía al cliente campo por campo, y en la app solo tu Face ID o tu código te deja salir.
• EnvíaEl contrato, el acuse del folleto sobre plomo y las selecciones pueden ir en un solo envío, con orden de firma, fecha límite y recordatorios automáticos, y cada firmante los firma de una sola vez.

¿Necesitas algo del cliente? Con un campo para adjuntar, puede subir un PDF o una foto, como la aprobación de la HOA, mientras firma. Tus clientes y subcontratistas hispanohablantes ven la página de firma, los correos y el consentimiento en español, uno de los 6 idiomas disponibles.

Cuánto cuesta

Solo cuesta $15 al mes con envíos ilimitados, si trabajas por tu cuenta. Crew cuesta $49 al mes y cubre a 5 personas, como tus gerentes de proyecto y la oficina; cada persona adicional cuesta $8 al mes. Free cubre 3 envíos al mes. Los espacios de trabajo nuevos tienen 14 días de Crew gratis, sin tarjeta. Ver todos los planes (en inglés).

Lo que SignMaster no hace

No es un programa de estimados, de calendario ni de gestión de proyectos, y no cobra pagos por etapas ni depósitos. No saca permisos ni decide qué avisos exige tu estado. Las solicitudes de firma salen por correo electrónico; puedes copiar el enlace de un firmante y mandárselo tú por texto. Y la app para ti y tu equipo, el certificado y la facturación están en inglés.