Contratos con cada hotel de tu red, firmados desde un Excel

Del Excel a cien contratos firmados

El caso típico: una red de hoteles rurales tiene una hoja con una fila por establecimiento. Columnas para el nombre comercial, la razón social, la identificación fiscal, la persona que firma, su correo y la comisión pactada. Cada hotel debe recibir el contrato con sus propios datos impresos en el texto, no un PDF genérico con huecos que rellenar a mano.

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   Prepara la plantilla una vez

   Sube tu contrato o parte de la plantilla de colaboración hotelera. Cada dato que cambia de un hotel a otro va en un cuadro de texto con su etiqueta: Nombre comercial del alojamiento, Comisión en porcentaje, Habitaciones en cupo.

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   Elige el español para el hotel

   En Sending defaults (valores de envío) de la plantilla, Language per role (idioma por rol) fija el idioma de cada firmante. Con el rol del hotel en español, todos los envíos del lote salen en español.

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   Descarga el CSV vacío

   En el envío masivo de la plantilla, Download a blank CSV te da un archivo con el nombre y el correo de cada firmante y una columna por cada cuadro de texto, ya nombradas. Pega ahí tus filas desde Excel.

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   Guárdalo como CSV UTF-8

   SignMaster no lee archivos .xlsx. En Excel, usa Guardar como y elige CSV UTF-8, que conserva tildes, eñes y el símbolo del euro. Los archivos separados por punto y coma, como los que guarda Excel en España, también valen.

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   Revisa y envía

   El asistente tiene cuatro pasos: Add people (subir el archivo), Match columns (emparejar columnas), Check rows (revisar filas) y Send (enviar). Las filas con un correo mal escrito o un valor que no cabe se apartan con el motivo y quedan en el lote para corregirlas.

Cada fila se convierte en un envío independiente, con su enlace privado: el Hotel Mirador no ve la comisión del Hotel La Fuente. El valor de cada cuadro de texto se imprime dentro del contrato como texto fijo, así que el hotel puede leerlo pero no cambiarlo. El tutorial paso a paso está en enviar contratos desde Excel.

Lo que ve cada hotel

Quien dirige el hotel recibe un correo en español con un botón para revisar y firmar. Lo abre en el teléfono entre dos check-ins, lee su contrato, completa los campos que le tocan (persona de contacto, número directo, cargo) y firma dibujando con el dedo o escribiendo su nombre. No crea una cuenta ni instala nada. Si prefiere otro idioma, lo cambia en la misma página entre los 6 disponibles.

Seguimiento del lote

• Estado por fila: en espera, enviando, enviado, fallido u omitido. Un fallo no detiene el resto; corriges esa fila y la vuelves a enviar.
• Recordatorios automáticos y una fecha límite para firmar, con los recordatorios cada vez más seguidos a medida que se acerca.
• Resultados en CSV con cada fila, su envío y su estado, para saber a qué hotel llamar.
• Pestaña Responses: todo lo que completaron los hoteles en una tabla, lista para exportar en CSV o JSON.
• Webhooks en Crew y Company: un JSON firmado cada vez que un hotel firma, para llevar los datos a tu CRM o a una hoja de cálculo.

Otros contratos de un hotel

• GruposEl bloqueo de habitaciones, la fecha de la lista de nombres (rooming list), el depósito y los gastos por reducir el grupo, firmados antes de bloquear nada.
• Bodas y eventosSalón, menú, número mínimo de cubiertos y calendario de pagos. Los novios firman cada uno desde su teléfono, en el orden que fijes.
• Convenios con empresasLa tarifa corporativa del año para cada cliente empresa, enviada en lote desde la misma hoja con la que la negociaste.
• Personal de temporadaContratos y acuses de normas internas para el equipo que entra en primavera. Parte de la plantilla de contrato de trabajo.

Lo que SignMaster no hace

• No se conecta directamente con tu PMS ni con el channel manager. Los webhooks pueden llevar los datos a otras herramientas, por ejemplo con Zapier mediante Webhooks by Zapier.
• No cobra depósitos ni guarda tarjetas.
• No envía mensajes de texto: manda el enlace por correo, y puedes copiarlo con Copy link y pasarlo tú por WhatsApp.
• No sustituye el registro de viajeros ni otros trámites oficiales del alojamiento.