La renovación anual de toda tu red rural, sin papel ni correos sueltos

Para asociaciones y redes de casas rurales

La campaña de renovación suele empezar con una hoja de cálculo heredada del año anterior: una fila por casa, con el municipio, las plazas, la cuota y la comisión de las reservas que llegan por la web de la red. Esa misma hoja puede ser el origen de todos los contratos, sin copiar y pegar datos en un procesador de textos.

Las columnas «name» y «email» de cada rol dicen quién firma: el CSV vacío las nombra así, en inglés, con el nombre del rol delante. Si la persona de la asociación firma todos los contratos, repite su nombre y su correo en cada fila. El resto de columnas se llaman igual que los cuadros de texto de la plantilla, y en Match columns (emparejar columnas) SignMaster las empareja solas; lo que no coincida lo asignas a mano o lo ignoras. La plantilla de colaboración hotelera ya trae estas etiquetas.

Antes de enviar a toda la red

• Escribe las fechas y los importes tal como quieres que aparezcan impresos: «1 de abril de 2027», no un número de serie de Excel.
• Usa cuadros anchos para los valores largos, como la dirección completa. Un valor que no cabe en su cuadro hace fallar esa fila al enviarse.
• En Sending defaults, pon el rol del propietario en español con Language per role.
• Haz una prueba con una sola fila con tu propio correo y revisa el PDF que recibes.
• Guarda la hoja como CSV UTF-8 para que lleguen bien nombres como Etxeberria o Peñalba.

Lo que recibe cada propietario

Un correo en español con su contrato, que ya lleva su casa, sus plazas y su comisión en el texto. Puede abrirlo esa noche en el teléfono, completar sus datos de contacto y firmar sin crear una cuenta. Si tarda, los recordatorios automáticos se encargan, y si fijas una caducidad, el enlace deja de funcionar en la fecha elegida. Para firmar hace falta conexión en ese momento, así que puede hacerlo desde casa aunque en la finca no haya señal.

Cuando firma también la persona de la asociación, los dos reciben el PDF sellado con su certificado de finalización: quién firmó, cuándo, desde qué dirección IP y con qué correo. El PDF lleva una huella SHA-256, así que cualquier cambio posterior se puede detectar.

Si gestionas una casa rural

• Alquiler de la casa completaFechas, horas de entrada y salida, número de huéspedes, señal, fianza y normas de la casa. Parte de la plantilla de alquiler vacacional.
• Actividades con riesgoRutas a caballo, barranquismo o kayak. Una exención de responsabilidad informa del riesgo y recoge el contacto de emergencia.
• Fotos para la webSi quieres publicar fotos con huéspedes reconocibles, pídeles antes una autorización de uso de imagen.
• Limpieza y mantenimientoEl acuerdo con quien limpia entre estancias: frecuencia, tareas, llaves y precio por servicio.

Si el huésped llega sin haber firmado, puede hacerlo en tu teléfono o tableta con Sign in person (firmar en persona): la pantalla le guía campo por campo y recibe su copia por correo.

Los datos vuelven a ti

En la pestaña Responses de la plantilla tienes, en una tabla, lo que completó cada propietario: teléfono, persona de contacto, cargo. Se exporta en CSV o JSON para actualizar tu directorio de socios. En Crew y Company, los webhooks envían un JSON firmado cada vez que alguien firma; con Zapier (Webhooks by Zapier, Catch Hook) puedes llevar esos datos a Google Sheets.

Lo que conviene saber

• El envío masivo empieza en el plan Solo; el plan gratuito incluye 3 envíos al mes, de uno en uno.
• La aplicación para ti y el certificado de finalización están en inglés; lo que ve el firmante está en español.
• SignMaster no cobra cuotas ni comisiones: el contrato las fija y tú las facturas como siempre.